Wanneer een procesbegeleider inschakelen?

Het komt vaak voor dat processen in de praktijk niet allemaal vanzelf gaan. Dat is vooral het geval wanneer er verschillende soorten belangen tussen de werknemers en werkgevers op het spel staan. Er kan een situatie ontstaan dat je muurvast zit en niet meer tot elkaar kunt komen. Wanneer dat het geval is, kan het verstandig zijn om een procesbegeider van buitenaf in te huren. Hij/zij staat onafhankelijk tegenover de situatie die er is ontstaan. Hij/zij zal gemakkelijker kunnen achterhalen waar de schoen wringt. De procesbegeiders zullen ervoor zorgen dat allerlei perspectieven voldoende aandacht krijgen. De samenwerking zal weer beter moeten worden waar een procesbegeleider voor kan zorgen. Adinterim is de specialist als het gaat om procesbegeleiding.

Samenwerken

Samenwerken is tegenwoordig noodzakelijker dan dat het ooit is geweest. Veel processen zijn nauw met elkaar verbonden waardoor een goede samenwerking noodzakelijk is. Ook is het samenwerken ingewikkelder dan dat het ooit is geweest. Dat komt omdat de mensen van tegenwoordig meer weten. Ook zijn de belangtegenstellingen groter en scherper dan vroeger. Hierdoor worden ook eventuele discussies moeilijker. Om deze problemen de helpende hand te bieden, zetten bedrijven en organisaties tegenwoordig gemakkelijker een procesbegeleider in.

Frisse blik

Een externe procesbegeleider heeft in wezen zelf geen belangen bij het oplossen van het conflict. Hij/zij is er alleen om alles helder te krijgen. Hij/zij zal nagaan hoe de situatie die er is, is ontstaan. Wanneer dat punt bekend is, kan ervan daaruit gewerkt worden om het probleem op te lossen. Er moet worden gezorgd dat de verschillende perspectieven voldoende ruimte krijgen. Ook zal een procesbegeleider er vaak voor zorgen dat de dynamiek in de groep wordt behandeld. Omdat de procesbegeleider van buiten komt, zijn de interacties binnen de groep beter te bespreken. Een procesbegeleider bewaakt en stuurt eventuele discussies. Hij/zij zorgt ervoor dat iedereen aan het woord kan komen. Ook zal hij/zij ervoor zorgen dat wanneer men met elkaar in gesprek is het niet vastloopt. De taak van een procesbegeleider is vaak een moeilijke opgave. Een goede procesbegeleider moet waardevrije vragen kunnen stellen over de motieven en overtuigingen aan de mensen in de groep. Hij/zij moet er ook voor zorgen dat de mensen in de groep naar elkaar luisteren. Dat is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn veel mensen die hun opvattingen het beste en belangrijkste vinden. Daar moet eerst vanaf worden gestapt. Dat is een belangrijke taak van een procesbegeleider.

Het doel

Het belangrijkste doel van een procesbegeleider is dat de deelnemers steeds beter in staat zijn de inhoud samen te bespreken. Zij moeten dus weer goed met elkaar gaan communiceren, samenwerken. Ze moeten gaan samenwerken door het bekijken of er andere invalshoeken zijn om problemen op te lossen. Door zuiver met elkaar te communiceren, kunnen veel problemen worden opgelost. Zuiver communiceren gaat om het verhelderen van de problemen die er zijn. Dat kan gebeuren door het stellen van verhelderende vragen aan elkaar.

Bij problemen kunnen de medewerkers en de leidinggevenden zelf inzicht verschaffen hoe hun systeem werkt. Ze moeten kunnen nagaan hoe de organisatie, een projectgroep en het team functioneert. Door het onderzoeken van een ieders zienswijze en het uitwisselen van reacties die ook de anderen helpen zal het systeem zich gaandeweg ontwikkelen. Door er duidelijke kaders en doelen als ijkpunt aan te koppelen, zullen de medewerkers meewerken aan het bereiken van de gestelde doelen. Het kan soms een lang proces zijn voordat alles in een organisatie of bedrijf weer werkt zoals het moet. Toch zal men over het algemeen weer prettiger met elkaar werken als de procesbegeleider alles weer op een rijtje heeft gezet.