Veilig omgaan met gegevens op de werkvloer

In welke branche je ook werkzaam bent, je krijgt altijd te maken met gevoelige informatie en gegevens die absoluut niet verspreid mogen worden. Dit kunnen contactgegevens zijn van klanten, maar ook de inloggegevens van jouw e-mail en belangrijke bestanden. Daarom is het belangrijk om altijd op de hoogte te zijn hoe je om moet gaan met deze gegevens van jouw werkgever. Houd je daarom altijd aan het beleid, wees je bewust van de gevaren en open nooit verdachte berichten in je mailbox.

Het beleid van je werkgever

Elke werkgever heeft een beleid waarin duidelijk staat beschreven hoe je om moet gaan met je eigen gegevens en die van klanten. Het is namelijk belangrijk dat je handelt conform de AVG. Ook zijn er in dit beleid vaak een aantal andere zaken opgenomen. Bijvoorbeeld wat je wel en niet op social media mag posten met betrekking tot je werk, welke software je mag downloaden en welke sites je mag bezoeken (sommige websites kunnen ook geblokkeerd zijn). Ook zal je het een en ander horen over phishing en andere vormen van cybercrime. Door op verkeerde links te klikken en de installatie van malware kunnen cybercriminelen toegang krijgen tot gevoelige informatie. Houd je dus altijd aan het beleid en stel altijd vragen wanneer je twijfelt.

Houd privé en werk gescheiden

Met name bij de grote bedrijven, wordt er tegenwoordig gewerkt op flexplekken. Dit betekent dat je geen vaste werkplek hebt en dus niet dagelijks achter dezelfde computer zit. Zorg daarom dat je na een werkdag uitgelogd bent op al je accounts. Het kan in dit geval ook helpen om bijvoorbeeld een post-it op je etui te plakken als reminder. Check je in je pauzes ook je privémail? Dan is het ook in dit geval goed om rekening te houden met veilig inloggen op webmail. Vaak krijg je vanuit de browser de vraag of je inloggegevens opgeslagen moeten worden. In dit geval moet je dit dus altijd weigeren, anders blijft je inlog van je privémail opgeslagen op deze computer. Houd privé en werk dus gescheiden en check je mail het liefst vanaf je mobiele telefoon om te voorkomen dat een compleet vreemd persoon toegang krijgt tot je eigen mailbox.

Thuis werken en vertrouwelijke informatie

Door de technologie van tegenwoordig is het niet meer noodzakelijk om elke dag vanuit kantoor te werken. Dit kan ook vanuit huis of een andere rustige plek, zoals de bibliotheek. Vaak komt dit voor in situaties waarbij de werknemers een lange afstand moeten afleggen om op de werkplek te komen. De werkgever kan dan beslissen dat het beter is om vanuit huis te werken. Echter moeten er in dit geval wel duidelijke afspraken gemaakt worden hoe er omgegegaan wordt met alle gegevens. Veel bedrijven kiezen ervoor om te werken in de ‘cloud’. Alle belangrijke bestanden, software en andere documenten staan hierbij opgeslagen op een server. Hierdoor heb je vaak maar één wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot je account en kan je eenvoudig thuis aan de slag. Ben je klaar met werken? Voorkom dat je per ongeluk werkt op je zakelijk account door na werktijd weer uit te loggen. Werk je niet in de cloud, maar staat alle belangrijke informatie op bijvoorbeeld een USB-stick? Ga hier dan extra zuinig mee om. Leg de stick op een vaste plek (het liefst een plek die niet in het zicht is van iedereen) en stop het in bijvoorbeeld een etui als je deze weer mee moet nemen.